Wie können wir unsere Aufgaben und Abläufe so organisieren, dass wir unsere Unternehmensziele möglichst effizient erreichen? – Und woran erkenne wir dies? Welche erfolgskritischen Kompetenzen, Erfahrungen, Rollen und Motivation der Mitarbetenden spielen eine entscheidende Rolle? Wie stellen wir sicher, dass jeder zu jeder Zeit genau weiß, was zu tun ist und was damit erreicht werden soll? Und was ist eigentlich noch einmal der Unterscheid zwischen Aufgaben, Abläufen, Prozessen, Projekten und Tätigkeiten?
Abläufe, Aufgaben und Prozesse managen; Ziele berechenbar erreichen
Kernpunkte im Überblick, wie ich auf das Thema blicke und Organisationen auf ihrem Weg unterstütze:
- Ein grundlegendes Verständnis von Prozess-, Aufgaben- und Projektmanagement ermöglicht es, erfolgskritische Entscheidungen fundiert zu treffen.
- Effizienz, Wertschöpfung und Deckungsbeitrag lassen sich effektiv steuern, sobald Klarheit über Aufgaben und Prozesse besteht.
- Prozessmanagement ist auch ohne den Fokus auf Auditfähigkeit oder Zertifizierung sinnvoll und wertvoll.
- Bereits kleine Schritte im Aufgaben- und Prozessmanagement können schnell spürbare Wirkungen entfalten.
- Durch das Denken von Prozessen vom ‚Ende‘ (Zielzustand) her werden Ressourceneinsatz und Effizienz besser managbar.
Vor dem Ruf nach Prozessmanagement stellt sich für mich erst einmal die Frage, ob überhaupt prozesshaft gearbeitet werden soll bzw. wird?
Prozesse vs. Aufgaben vs. Projekte vs. Tätigkeiten
Nicht alles ist ein Prozess, auch wenn Personen gerne dazu neigen, Arbeitsabfolgen als Prozesse zu bezeichnen. Es ist bereits viel gewonnen, wenn Klarheit darüber besteht, ob das Unternehmen „echtes“ Prozessmanagement betreiben möchte oder dies als nicht relevant ansieht. Dann können gezielt unterschiedliche Management-Methoden gewählt werden. Das hilft, Ineffizienzen zu vermeiden, weil möglicherweise Methoden angewandt werden, die nicht hilfreich oder passend sind.
Ein Ja zu Prozessen und Prozessmanagement ist häufig auch ein Bekenntnis zur steten Qualitätsverbesserung.
Dies schließt häufig auch die Pflege und den Ausbau von Kunden- und Lieferantenbeziehungen mit ein. Vor allem hat es aber auch direkten Einfluss auf den Bereich bzw. die Rolle „Führung“ im Unternehmen. Denn die Entwicklung von Qualität geht oft einher mit der Überzeugung, dass Entwicklung an sich ein elementarer Bestandteil der Organisationskultur bzw. deren strategischen Ausrichtung ist.
Meiner Erfahrung nach sind Unternehmen, die sich für Prozessmanagement entscheiden und dies als echten Mehrwert in der Wertschöpfungskette ansehen, fast schon automatisch „auditierbar“. Denn Prozesse dienen in erster Linie der Planbarkeit in Hinblick auf Output, Qualität, Ressourceneinsatz, Risiken, die gemanagt werden wollen, und Rollenklarheit. Kurz: Planbarkeit und wirtschaftliche „Berechenbarkeit“.
Auch wenn man sich für Prozesse entscheidet, bedeutet dies nicht, dass plötzlich „alles ein zu managender Prozess ist, der dokumentiert, gemanaged und stetig verbessert werden will“.
Wer übernimmt Verantwortung?
Wer kennt es nicht: Aufgaben, Projekte oder geplante Tätigkeiten werden wieder nicht rechtzeitig, nicht in der beabsichtigten Qualität und Güte fristgerecht fertig; es müssen plötzlich mehr Ressourcen bereitgestellt werden, um das ursprünglich ausgelobte Ziel zu erreichen. Doch woran hat es gelegen? Schnell wird der Ruf nach den „Schuldigen“ laut.
Aus meiner Erfahrung ist eine solche „Abweichung vom Plan“ nicht immer vermeidbar. Aber mittels Prozess- bzw. Aufgaben- / Projektmanagement wird dieses Abweichen vom Plan deutlich reduziert. Der Haupteinflussfaktor heißt: Transparente Verantwortlichkeit und konsequente Soll-Ist-Feststellung. Wenn alle Beteiligten zu jeder Zeit wissen, was, wann, wie und zu welchem „Preis“ erreicht werden soll (Output) und was bereits erreicht ist, kann gemeinsam an der Zielerereichung gearbeitet werden. Dann gehören Aussagen wie „…ja, hätte ich gewusst, was eigentlich erreicht werden sollte, dann hätte ich ja auch…“ tendenziell der Vergangenheit an.
In diesem Zusammenhang sei der Methodenansatz „RACI Matrix“ erwähnt. Die RACI Matrix ist ein hilfreiches Werkzeug, um Rollen und Verantwortlichkeiten in Projekten und Prozessen klar zu definieren. Sie hilft dabei, Missverständnisse zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.
Noch nicht bekannt? Kein Problem. Dafür gibt es eine Lösung. Kontaktieren Sie mich gerne, und wir finden heraus, welche Unterstützung Sie genau auf diesem spannenden und zugleich zielorientierten Management-Feld benötigen.
Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um über die folgenden Fragen nachzudenken. Sie können Ihnen helfen, die aktuellen Strukturen und Prozesse in Ihrer Organisation zu reflektieren und mögliche Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren. Gerne unterstütze ich Sie bei weiteren Schritten.
Besteht Einigkeit über gewünschten Output- & Outcome und wer diese verantwortet?
Wie klar sind die Ziele und Verantwortlichkeiten in Ihrer Organisation definiert?
Sind Prozesse Grundlage der (Zusammen-)Arbeit?
Inwiefern fühlen sich Ihre Mitarbeiter durch die bestehenden Abläufe und Prozesse unterstützt?
Wie erkennen Sie Effizienz in den Unternehmensaktivitäten?
Wie effizient sind Ihre aktuellen Prozesse und Strukturen in Bezug auf die Erreichung Ihrer Unternehmensziele?
Weiß jeder, wie seine / ihre Beiträge auf die Zielerreichung erfolgskritisch (positiv) einzahlt?
Gibt es Bereiche in Ihrer Organisation, in denen mehr Klarheit oder Transparenz benötigt wird?
Ist jedem bewusst, dass stete Verbesserung eine eigene Aufgabe ist?
Wie gut sind Ihre Mitarbeiter in die Weiterentwicklung der Organisation eingebunden?
Als erfahrener Trainer, Berater und Coach biete ich Ihnen Unterstützung in den folgenden Bereichen. Dabei stehen Ihre individuellen Bedarfe und Rahmenbedingungen eine zentrale Rolle. Denn es muss „zu Ihnen und Ihrer Organisation passen“, was nachhaltig sein will.
Gemeinsames Verständnis für "Prozesse" aufbauen
Was ist der Unterschied zwischen "Manufaktur-Arbeit", prozesshaftem Arbeiten, Projekt- und Prozessmanagement?
Identifikation der erfolgskritischen Tätigkeiten
Welche Tätigkeiten und Arbeitsabläufe sind entscheidend für Ihren Erfolg?
Steuerung und Planung von Abläufen und Prozessen:
Wie lassen sich Abläufe und Prozesse zielgerichtet steuern und planen? Welche Rolle spielen Kennzahlen und Ziele?
Identifikation von Verbesserungspotential
Wie können Verantwortlichkeiten, Qualifikationen, Schnittstellen und die Zusammenarbeit der am Prozess beteiligten verbessert werden?
Übersicht über Rollen und Stellen
Welche Rollen und Stellen verantworten, bearbeiten oder führen Prozesse erfolgreich?
Workshops und Trainings
Training der überfachlichen Kompetenzen der an den Prozessen relevanten Personen, um möglichst effizient zusammenzuarbeiten.